Skladištenje i arhiveranje podataka u današnje vreme ozbiljno zna da bude komplikovano, pogotovo u poslovnim okruženjima sa velikim brojem zaposlenih ljudi. Upravljanjem istim usled loše organizacije može da zada još veće muke. Tradicionalna rešenja tu ne mogu mnogo da pomognu, što menadžeri preduzeća najčešće rešavaju uvođenjem nekog softverskog rešenja koje treba da omogući brzo i lako skladištenje dokumenata, kao i njihovu pretragu. Međutim u praksi jako mali broj rešenja daje dobre rezultate, ali ima i onih koja idu korak izpred svog vremena, kao što je Therefore sistem za upravljanje dokumentima.
Pre nego vidimo kako funkcioniše ovo rešenje da pogledamo koji su to načini na koje zaposleni skladište dokumenta i kako se snalaze prilikom njihove pretrage:
Windows struktura foldera – dobra, logična struktura, ali različiti ljudi je koriste na različite načine, zavisno od ličnih sklonosti.
Sanduče za elektronsku poštu – ponovo sa personalizovanom strukturom foldera, koja je često različita od strukture Windows foldera.
Ormani za arhiviranje dokumenata – oni mogu da budu za jednu osobu, ili posebno ustrojeni za odeljenje ili čitavu firmu, međutim čak i tada, njihova struktura često se razlikuje u zavisnosti od zaposlenih ili odeljenja koja ih koriste.
USB memorije – mogu da se koriste za arhiviranje rezervnih kopija ličnih dokumenata i sa njima je moguće lako prenošenje dokumenata na druga mesta za skladištenje.
Često se koriste sva četiri načina skladištenja, a svaki poseduje jedan deo informacije koji može, a ne mora biti ažuran. Kao posledica toga, postoji velika opasnost da se dokumenta izgube, da budu izložena neovlašćenom pristupu, da budu ukradena i uništena.
Tu se javljaju dva glavna izvora problema:
Hijerarhijska struktura u obliku stabla – iako je to jasan i logičan način čuvanja dokumenata, svaka hijerarhija je različita jer ljudi imaju različite poslove i razmišljaju na različite načine. Kada sistemi postanu preveliki, i kada sadrže informacije koje potiču od nekoliko osoba, to postaje veliki problem.
Ljudi dupliraju dokumenta umesto da ih kopiraju u sisteme za skladištenje – u svoje sanduče za elektronsku poštu, na lokalni disk, mrežni uređaj ili na USB memorijski uređaj, tada je teško zapamtiti koja verzija je najnovija.
Rešenje je odustati od hijerarhijske strukture u obliku stabla i umesto toga odgovoriti na dva ključna pitanja:
1. O kakvoj vrsti dokumenta je reč?
2. Kakve oznake bi vlasnik radnog okruženja želeo da koristi na dokumentima u preduzeću kako bi se lakše identifikovali?
Primer: arhiviranje ugovora – moguće ga je označiti direktno sa ekrana multifunkcijskog uređaja pre nego što se arhivira u Therefore sistem za upravljanje dokumentima. Na sličan način, dokumente je moguće označiti praktično sa svake aplikacije.
Zbog postojanja oznaka nema potrebe za bilo kakvom hijerarhijskom strukturom, a pošto svako ko ima pravo pristupa može da pretražuje dokument iz centralne memorije, nema potrebe za dupliranjem dokumenata. Sada postoji samo jedno mesto za skladištenje, pretraživanje, distribuciju i obezbeđivanje dokumenata.
U suštini, u tome je lepota Therefore sistema za upravljanje dokumentima, ali to je samo nagoveštaj njegovih mogućnosti.
On pruža:
Proces rada s dokumentima
Arhiviranje elektronske pošte
Paketno skeniranje
Bezbednost dokumenata
Automatsko prikupljanje izlaznih dokumenata iz informacionih sistema.
Skladištenje na bezbednom mediju u slučaju otkaza sistema
