Japanska poslovna izreka kaže “Koliko si se puta izvinuo radniku koji je napravio grešku”, sugerišući da su same poslovođe i menadžeri odgovorni da uspostave takav sistem standarda koji neće dozvoliti da dođe do greške, da dođe do odstupanja u kvalitetu kako procesa tako i samog proizvoda. 

Pored uobičajenih i široko poznatih Lean alata 5S-a i TPM-a, Standardizacija predstavlja treći element “temelja” Lean organizacije. Ukoliko nemamo standard kako nešto radimo kako možemo znati kako se ispravno radi i kako možemo pratiti da li smo nešto unapredili ako nemamo sa čime da ga poredimo? Ovo poručuju iz domaće kompanije Tecor Consulting koja važi za jednog od vodećih konsultantskih kuća iz oblasti standardizacije i primene Lean alata u praksi.

Standardizovanjem procesa pored toga što osiguravamo da se proces ponavlja na isti način, omogućavamo i praćenje načina rada i stvaranje osnova za kontinualna unapređenja koja su osnov Lean organizacije. 

“Česta greška koja se javlja jeste da organizacije čekaju da se stvari “skockaju” pa će tako skockane standardizovati. Ne bih da ikoga razočaram ali stvari nikada neće biti “skockane” tako da ne može bolje jer svakim korakom naprad uviđamo stvari koje su do tog momenta bile nevidljive.” – poručuje Nikola Marjanović iz kompanije Tecor Consulting. Zato je topla preporuka uspostaviti standard odmah, a zatim ga unapređivati, svakodnevno pomerati granice i kvalitet rada.

Imajući u vidu Lean pristup, kao i moć vizuelizacije prilikom izrade standarda treba imati na umu da ljudi mnogo bolje pamte slike. S tim u vezi i naši standardi treba da poštuju zlatno pravilo 80% slike i 20% teksta. Ovako definisane procedure biće mnogo pre zapamćene i primenjene. Osnovni tipovi Lean standarda predstavljaju SOP (Standardna Operativna Procedura) i OPL (One Point Lesson – Lekcija u jednoj tački) zapravo:

SOP – predstavlja instrukciju kako se neki posao operativno obavlja, dok OPL predstavlja prikaz ispravno i neispravno urađenog na primer komada. Cilj OPL-a je da na mestu gde se dešava naka greška ukaže operateru kako da oređeni posao uradi na ispravan način i ne ponovi grešku.

Svrha standardizacije je da stabilizuje i uspostavi osnovu za unapređenja. Standardizovan rad je najbolja kombinacija ljudi, opreme i materijala koja odgovara na zahteve korisnika. Cilj sam po sebi nije standard već proces i njegova sposobnost da podrži trenutne napore na poboljšanjima (Kaizen). Ako se standardizovani rad ne promeni, mi loše poslujemo i nema napretka.

Standardizacija tj. uvođenje standarda u neki sistem, ima osnovni cilj pomoć pri rešavanju problema u funkcionisanju procesa rada i osiguravanje da će proizvod ili usluga koji izađu iz procesa biti adekvatnog kvaliteta za krajnjeg korisnika. Pravilnom primenom standarda improvizacija i greške se svode na što niži nivo, štedi se vreme pri realizaciji poslova i osigurava kvalitet.

Benefiti standardizovanog rada:

– Obezbeđuje osnovu za obuku zaposlenih

– Uspostavlja stabilnost procesa

– Otkriva jasne početne i krajnje tačke za svaki proces

– Pomaže u kontrolama i rešavanju problema

– Stvara osnovu za implementaciju kaizen-a

– Omogućava efektivno učešće zaposlenih i poka yoke

– Održava organizaciono znanje

Prirodno je da ljudi teže da manje rade, da ako se dogovorimo da rade na jedan način da će to važiti samo tog dana, a već sledećeg će sve početi lagano da se menja najčešće u negativnom smislu. Zato je i rad na promeni svesti ljudi i najteži zadatak Lean menadžera. 

Sa druge strane zadatak Lean menadžera je da vodi unapređenje u celoj komapaniji. To ponekad može da bude i par desetina procesa, i pravi je izazov pratiti i proveravati sve te procese i intervenisati u slučaju neželjenog stanja. Zbog svega toga postavljanje standarda rada koji uključuje sva potrebna upustva, pravila i procedure predstavlja neophodnost kako bi se određeno stanje zadržalo. 

Ovako definisana pravila i procedure predstavljaju „sveto pismo“ načina rada i jedino ispravno i toga moraju da se pridržavaju svi zaposleni. Takođe, treba ohrabrivati zaposlene da predlažu promene u procedurama kako bi se procesi dalje razvijali i kako nebi zavisili samo od rukovodstva.